Mit der Kostensturkturanalyse auf Augenhöhe mit den Lieferanten verhandeln.

Durch die Verbesserung der Prozesse Kosten- und Zeit sparen

Andreas Schmidtke Freitag, 5. August 2022 von Andreas Schmidtke

Die Optimierung des C-Teile-Management

bietet viel Potential

Situation

C-Teile zeichnen sich durch einen geringen Preis aus und sind für Unternehmen strategisch wenig bedeutend.

Problematisch ist, dass die Anzahl der zu beschaffenden Artikel sehr hoch ist. Durch die Vielzahl an einzelnen Artikel verursachen C-Teile einen großen Aufwand und insgesamt über-proportional hohe Prozesskosten. Die hohe Komplexität führt dazu, dass Unternehmen den Aufwand für die Analyse und Optimierung scheuen oder auf Grund des Tagesgeschäftes einfach keine Zeit haben sich um diesen wichtigen Kostenblock zu kümmern.

Als Folge werden C-Artikel in Unternehmen kaum beachtet und „nebenbei“ beschafft. Dadurch werden sie oft zu teuer eingekauft. Es gibt daher große Potentiale die Einkaufs- und Prozesskosten für C-Teile spürbar zu reduzieren.

Typische Beschaffung von C-Teilen

Für jede Bestellung eines Artikels wird oft der gesamte Beschaffungsprozess von Übermittlung des Bedarfs bis zum Rechnungsausgleich durchlaufen. Dieser Prozess bindet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verursacht auch Prozesskosten. Die Kosten für eine Bestellung können bis zu 143 € betragen. Bei mehreren 1.000 Bestellungen pro Jahr entstehen dadurch immense Kosten.

„Roter Faden“ für die Optimierung

In meinen Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass die besten Ergebnisse durch fünf Phasen erreicht werden:

- Ausführliche Ist-Analyse
- Benchmark und Potentialanalyse
- Detailanalyse
- Ausschreibung & Verhandlung
- Handlungsempfehlung & Umsetzung

1. Ausführliche Ist-Analyse

Zuerst sollte ermittelt werden, wie sich das Einkaufsvolumen zusammensetzt, wie es sich in den letzten Jahren entwickelt hat und wo im Prozess der Bedarf für Optimierungen am höchsten ist. Hierbei muss der gesamte Einkaufsprozess von der Entstehung des Bedarfs bis zum Ausgleich der Rechnung untersucht werden. Kostentreiber und aufwendige Prozess-schritte werden so erkannt.

Die Ist-Analyse dient als Fundament für die weiteren Projektschritte und bietet die Möglichkeit, Ansätze für Optimierungen herauszuarbeiten.

2. Benchmark und Potentialanalyse

Durch einen Benchmark und eine Potentialanalyse lässt sich ableiten, wie groß das zu erwartende Einsparpotential ist. Auch wird erkannt, welche Optimierungshebel möglich sind, um das C-Teilemanagement weiterzuentwickeln.

Damit werden das strategische zielgerichtete Arbeiten sowie die Fokussierung auf die stärksten Potentiale, die es zu heben gilt, ermöglicht.

3. Detailanalyse

Im nächsten Schritt werden die bisherigen Ergebnisse detailliert ausgearbeitet und Arbeitspakete abgeleitet. Dazu gehört unter anderem den C-Teile-Beschaffungsprozess aufzunehmen, darzustellen und die Prozesskosten zu berechnen.

Ergänzend sollte ein repräsentativer Warenkorb ermittelt und zusammen-gestellt werden.

4. Ausschreibung und Verhandlung

Bei der Verbesserung des C-Teile-Management steht ein Unternehmen vor zwei wichtigen Entscheidungen. Es soll der passende Dienstleister und auch das geeignete System gefunden werden. Das Ziel ist es, mit den besten Anbietern weiterzuarbeiten.

Deshalb wird der repräsentative Warenkorb ausgeschrieben und neben den Preisen eine Beschreibung der Managementlösung angefordert. Mit den besten Anbietern werden anschließend die nächsten Schritte abgestimmt und umgesetzt.

5. Handlungsempfehlungen

Passende C-Teile-Dienstleister und C-Teile-Managementsysteme werden empfohlen und ausgewählt. Nach der Auswahl von Dienstleister und System wird die Umstellung und Einführung vorangetrieben. Auch sollte ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden.

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