Gute und klare Kommunikation durch den Einkauf ist wichtig

Einkaufsrichtlinien etablieren und kommunizieren:

So meistern Sie Herausforderungen

Situation

Aktuell sind die Risiken durch steigende Rohstoff- und Energiepreise, angespannte und unterbrochene Lieferketten, geopolitische Unwägbarkeiten, Inflation und zurückgehende Umsätze vielfältig. Um so wichtiger ist es heute, Chancen zu ergreifen, anstatt Risiken zu beklagen. Um auf schnell veränderte Märkte und Rahmenbedingungen zu reagieren und die Kosten im Griff zu haben, sind Einkaufsrichtlinien ein wichtiger Hebel.

Was sind Einkaufsrichtlinien

Einkaufsrichtlinien legen Regeln für den Einkauf fest, die für alle Mitarbeiter bindend sind. Sie sollen die notwendigen Einkäufe in der richtigen Qualität, zum möglichst günstigsten Preis, in der richtige Menge und zum richtigen Zeitpunkt für Unternehmen absichern. Damit drücken Sie das grundsätzliche Verständnis über den Einkauf von Unternehmen aus. Neben Vorgaben dienen sie auch als Orientierungspunkt für den Beschaffungsprozess von denen nur in begründeten Ausnahmen abgewichen werden darf.

Wesentliche Inhalte

Neben einer kurzen Erklärung und der Abgrenzung des Geltungsbereiches gehören aus meiner Sicht Erläuterungen zu den Einkaufszielen, der Lieferantenstrategie sowie der Versorgungsstrategie an den Anfang. Anschließend folgen Definitionen der Auftragsarten, Funktions- und Kompetenzabgrenzungen sowie die Beschreibung des verbindlichen Arbeitsablaufes. Abgerundet werden die Einkaufsrichtlinien durch den Termin des Inkrafttretens. In einem Anhang sollten abschließend die Einkaufsbereiche und die verantwortlichen Abteilungen genannt werden.

Kommunikation für den Erfolg

Ich halte es für wichtig, offen zu kommunizieren, um das Verständnis aller Mitarbeiter zu erreichen. Zudem sollte die Richtlinie sprachlich so gefasst sein, dass sie leicht begriffen wird und jeder sie gerne anwendet.

In meinen Projekten sehe ich oft, dass „wild“ eingekauft wird und die Mitarbeiter an den Einkauf vorbei beschaffen. Dieses Maverick Buying erhöht die Kosten für das Unternehmen in der Regel erheblich. Es führt aber auch dazu, dass Abteilungen ihren Bedarf frei vergeben und sich freier in Ihrer Entscheidungsfindung fühlen.

Mit der Einführung von Richtlinien für den Einkauf verlieren Kolleginnen und Kollegen Entscheidungsfreiheiten. Dies führt zu dem Verlust von liebgewonnenen Gewohnheiten und der Angst, dass Termine nicht mehr eingehalten werden. Auch stehen wirtschaftliche Ziele nicht immer im Vordergrund.

Hier gilt es offen zu kommunizieren, Ängste zu nehmen und Vorteile für die Betroffenen aber auch für das Unternehmen herauszustellen. Auch sollten die Bedenken und Anregungen aus dem Unternehmen aufgenommen und bewertet werden. Hier gilt es vermeintliche Schwachstellen sichtbar zu machen und Vorteile für alle darzustellen.

Es ist wichtig zu erkennen, dass eine Basis geschaffen wird, um effektiv und wirtschaftlich einzukaufen und das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Einkaufsrichtlinien sollten „leben“

Die Vorzüge einer Einkaufsrichtlinie liegen auf der Hand: Jede Fachabteilung weiß nun, wie sie vorgehen muss und kennt die Vorteile. Zudem stellen sie das Unternehmen zukunftssicher auf.

Wichtig ist auch, dass die Richtlinie regelmäßig überprüft und ggfs. angepasst wird. Lerneffekte sollten berücksichtigt werden. Und aktuellen Änderungen der Marktlage und veränderte rechtliche Rahmen-bedingungen können Justierungen notwendig machen.